一、扣政策

我們寫工作總結(jié)，往往要對前一段工作進行全面、審慎的回顧，即對前一段工作在貫徹執(zhí)行黨和國家的方針政策、依法行政和實施領(lǐng)導的情況進行審視。所謂扣政策，具體地講，一是有無違法、違背中央指示精神、違背客觀規(guī)律、侵犯群眾利益的行政行為被作為經(jīng)驗在總結(jié);二是理論上的提法是否符合黨報黨刊中的輿論子向和跟新提法;三是引用的政策法規(guī)是否得當。如果政策使用不當，或有錯誤，那么，總結(jié)出來的經(jīng)驗也是不正確的;如果推廣，則是有害無益的，甚至會造成惡劣影響。

二、抓特色

所謂“特色”，是指事物所表現(xiàn)的獨特色彩和風格。就一份總結(jié)而言，一是指內(nèi)容上的獨特風格。有的秘書寫總結(jié)，喜歡套用老模式，平鋪直敘，記“流水賬”，連重點也不突出，就更談不止有什么特色了。單位或部門的工作總結(jié)，要突出“你無我有，你有我優(yōu)，你優(yōu)我神”的工作成績，寫作的重心應當是反映當?shù)毓ぷ髦杏歇毺匦院蛣?chuàng)造性的東西。要寫出自己“這一個”的特色，要唱好“地方戲”和“拿手戲”。而對于那些照抄照轉(zhuǎn)一般化的工作情況，年年可套、家家可用的“常規(guī)性武器”，各級各地乃至全國都適用的“普通話”，就沒有必要寫人總結(jié)之中。那樣的材料即使報上去也不會有多大用處。在當今“快餐化”的時代，生活、工作節(jié)奏已不斷加快，閱文者總是希望在最短的時間內(nèi)閱讀盡量多的文字，獲取盡可能多的信息。因此，只有突出文章的特色，盡量縮短文章的篇幅，才能達到閱文者的要求。二是指在形式上要突出特色。工作總結(jié)的標題要突出全面工作總的特色，文章各個部分要緊扣主旨突出各個方面的特色，每一段的開頭也要概括本段要旨。目前流行一種將具體事實與數(shù)據(jù)用黑體標出作為小標題，讓閱文者在一兩分鐘內(nèi)就能讀完一份經(jīng)驗材料主干的做法，值得借鑒。

三、找典型

典型的作用巨大，效果明顯，一個好的典型就是一面鮮明的旗幟，對于廣大群眾是一種非�，F(xiàn)實、直觀的教育和引導，比一般的說教更具說服力和感召力。一份總結(jié)是否有用，同其所反映的內(nèi)容與事跡的典型程度有很大的關(guān)系。有的單位或部門的工作總結(jié)，東拼西湊找材料，方方面面有成績，就是通篇難找一個有一定分量的典型，這樣的總結(jié)對工作又有何益呢?領(lǐng)導的總結(jié)性講話離不開一條條活生生的典型經(jīng)驗，辦公室主任最感興趣的是下級總結(jié)中的典型材料，而秘書則往往為得到一個典型事例.更是打爛了電話，甚至“踏破鐵鞋”。那么，怎樣才能尋找到典型呢?除了平時在工作中要注意培養(yǎng)典型外，還可以從效果、做法、認識等三個方面去發(fā)現(xiàn)典型。首先是從效果上找典型。某項工作產(chǎn)生了最佳效果，取得了顯著成績，才能引起人們的關(guān)注和領(lǐng)導的重視。對于本地區(qū)本單位實踐中創(chuàng)造出來的、能夠解決人們最關(guān)心的問題而又優(yōu)于別處的最佳處置方案及工作經(jīng)驗，應當敏銳地抓住并及時地撰寫。模范集體和先進個人都有科學的經(jīng)驗值得推廣。其次是從做法上找典型。某方面工作能取得實效，自然離不開科學的管理和先進的做法。但如果某項工作略見成效或效果暫時不明顯，也可總結(jié)比以前有所改過、比別人先進，特別是有創(chuàng)意的典型做法。再次是從認識上找典型。思想是行動的先導，認識的深化、觀點的亮化和主題的升華，寫進總結(jié)中，仍然不乏深刻的典型意義。

四、清材料

材料是文章的基本要件，無論理論材料還是事實材料，都要做到真實、新穎、貼切、有力，所引政策法規(guī)、名人名言、領(lǐng)導講話、群眾評價等都必須準確無誤，不能斷章取義、拼湊曲解，更不能“想當然”�？偨Y(jié)中常見的一些所謂的“群眾評價”，不像群眾的口吻，倒像秘書的杜撰;所引政策法規(guī)條文有些已經(jīng)過時或不夠貼切。事實材料就更有講究。要真實，就不能虛構(gòu)杜撰，。同時，材料一定要新，要選擇最新的事實和統(tǒng)計數(shù)據(jù)，今年的材料可謂新，去年的材料還算新，前年的材料也許就是“陳芝麻”了。要貼切，就要用一根紅線貫串所有的材料，即圍繞中心來精心選擇材料。在修改和審核時，對于那些虛假的、過時的、“外圍”的材料，要毫不吝惜、堅決擯棄。

五、理思路

寫得好的總結(jié)，思路往往是很清晰的，猶如一位出色的導游，預先設(shè)計好路線，將你有順序地引到一個個游覽景點一樣，看完所有的景點而行程絲毫不亂。我們寫工作總結(jié)，一般是按照“基本情況——主要做法——成績及經(jīng)驗——存在問題及教訓——下一步打算”的思路來結(jié)構(gòu)文章;還是采用“橫式結(jié)構(gòu)"，分別按照各個方面的工作來寫，邊寫做法、成績、經(jīng)驗，邊寫存在的問題及教訓和打算。具體總結(jié)某一方面的工作時，是先寫做了什么工作，談重要性，次寫做法與效果，后用典型集體和個人的事例來予以說明，按照“做了什么——怎樣做的(情況與做法)——做得怎樣(成績和經(jīng)驗)”來構(gòu)思;還是只寫“做了什么”與“做得怎樣”，而略去“怎樣做的”這一部分呢?即使在一段話中，上下旬之間也存在一個思路途接的問題。

六、刪冗文

梁實秋先生說：“文學作品無不崇尚簡練，簡練乃一切古典藝術(shù)之美的極則。”這同樣也是我們寫總結(jié)所追求的最佳境界。簡練就是簡要而又精練，就是“少而精”�？偨Y(jié)要簡練，就要講究立意精辟，結(jié)構(gòu)精巧，材料精確，敘議精當，文筆精悍�？磥硪獙懗龈哔|(zhì)量的總結(jié)，還真須下一番功夫不可。當然，“簡潔”是相對而言，不是越短越好，也不是一切總結(jié)皆作短文。言之有物，短文長看;言之無物，長文短看。有的同志熱衷于“做文章”，可謂“妙筆生花”，觀點精心提煉，內(nèi)容苦心剪裁，文字刻意潤色。既有“四六旬”，也有百分比;既有面上概括，也有典型事例。念起來朗朗上口，聽起來熱熱鬧鬧，內(nèi)容卻是空空蕩蕩。你去審視它的每句話，會驚奇地發(fā)現(xiàn)，有用的句子寥寥無幾，整個文章除了耽誤聽眾(讀者)的時間以外，毫無實際意義。要使文章精練，—個行之有效的方法就是要提高文章的含金量，刪去一切冗文，爭取在盡量少的文字中含有最大的信息量。一份工作總結(jié)能夠在最短的篇幅內(nèi)傳達最大的信息量，往往給人以單位領(lǐng)導作風干練、辦公室辦事果斷、信息來源廣泛、秘書知識豐富的良好印象;既能對工作作出客觀的評價，又能使人在愉快之中受到啟迪。